Finex ERP — Инструкция по использованию

1. Вход в систему

Finex ERP — это полноценная облачная ERP-система: CRM, финансы, склад, HR, бухгалтерия и отчёты в одном месте. Работает в любом браузере. Установка не нужна.

• Войдите по e-mail и паролю.
• Забыли пароль — кнопка «Забыли пароль» отправит ссылку для сброса.
• Если включена 2FA — потребуется 6-значный код.

2. Первые 15 минут — запуск системы

Чтобы начать работу с новым аккаунтом, следуйте последовательности:

3. Главная панель (Dashboard)

Dashboard показывает общую картину системы.

• Финансовые KPI — доход, расход, прибыль, сравнение с прошлым месяцем.
• Долги клиентов и открытые счета.
• Склад — критический остаток и авто-предложения о закупке.
• HR-сводка — кто в отпуске, ожидаемые выплаты.
• Настройки виджетов — выберите, какие карточки видеть.

4. CRM — Контакты (Клиенты/Компании)

CRM-модуль — ядро процесса продаж.

• Контакты — физические лица (потенциальные и текущие клиенты).
• Компании — юридические лица (B2B).
• На каждый контакт: имя, должность, телефон, e-mail, компания, источник, теги.
• История: все звонки, письма, встречи, сделки.

5. CRM — Сделки (Pipeline)

Каждая потенциальная продажа — это «сделка», движущаяся по этапам pipeline.

1. Новая сделка — клиент, сумма, вероятность, дата закрытия.
2. Drag-and-drop между стадиями: Новая → Встреча → Предложение → Переговоры → Закрыта.
3. При закрытии автоматически создаётся счёт-фактура.
4. Отчёты: конверсия, скорость продаж, эффективность менеджеров.

6. CRM — Активности (Tasks)

Каждое действие с клиентом — звонок, встреча, письмо, задача.

• Планирование звонков/встреч с напоминаниями.
• Распределение задач между членами команды.
• Завершённые активности уходят в историю.

7. Финансы — Счета и фактуры

Счета, отправляемые клиентам, и получаемые накладные.

1. Новый счёт — клиент, строки товаров/услуг, налог (НДС 18%), скидка.
2. Система автоматически формирует PDF — отправка по e-mail или WhatsApp.
3. E-Накладная — прямая отправка в систему Минфина.
4. Статус: Черновик → Отправлено → Оплачено → Просрочено.
5. По просроченным счетам автоматические напоминания SMS/e-mail.

8. Финансы — Платежи и банки

• Один платёж может быть распределён по нескольким счетам.
• Банковские счета, касса, карты — каждый отслеживается отдельно.
• Импорт банковской выписки CSV/MT940 — автоматическое сопоставление.
• Автоматическая конвертация валют (по курсу ЦБ).

9. Финансы — Расходы

Расходы компании — аренда, коммуналка, маркетинг, зарплата, налоги.

• Каждый расход категоризируется и привязывается к центру затрат.
• Можно прикрепить фото чека/квитанции.
• Поток согласования — оплата только после подтверждения менеджером.

10. Финансы — Бюджеты

На каждый месяц/квартал/год задаются планы доходов и расходов. Система сравнивает план с фактом.

• Бюджеты по департаментам или проектам.
• Уведомление о превышении (когда 80% бюджета уже использовано).
• Отчёт «План vs Факт».

11. Склад — Товары

Каталог продаваемых товаров и услуг.

• SKU/штрих-код, название, категория, единица, цена закупки/продажи.
• Мин/макс остаток — для критических уведомлений.
• Отслеживание партий — для товаров со сроком годности.

12. Склад — Приход и расход

Приём товара (приход) и продажа/списание (расход).

• После подтверждения прихода: остаток растёт + долг поставщику.
• В расходе система сразу считает прибыль по средневзвешенной себестоимости.
• Перемещение между складами — без накладных.
• Инвентаризация — физический пересчёт и автокоррекция.

13. HR — Сотрудники

На каждого сотрудника:

• Личные данные, адрес, FİN, сканы документов.
• Должность, отдел, трудовой договор.
• Зарплата, бонус, статус резидента/нерезидента.
• Остаток отпуска, праздничные дни.

14. HR — Зарплата

Расчёт зарплаты — полностью соответствует налоговому законодательству Азербайджана.

• Подоходный налог рассчитывается автоматически.
• ДСМФ, обязательное медицинское страхование, страхование от безработицы.
• Бонусы, премии, штрафы добавляются/вычитаются.
• Автоматический расчётный лист и ведомость (PDF).
• Файл банковского перевода (XML/SWIFT) — для массовых выплат.

15. HR — Учёт времени

• Отметка прихода/ухода — с телефона или через сканер штрих-кодов.
• Часы, опоздания, прогулы.
• Заявки на отпуск — онлайн-согласование.

16. Бухгалтерия — План счетов

Шаблон IFRS Азербайджана уже загружен в систему.

• 10x — Активы, 20x — Пассивы, 30x — Капитал, 60x — Доходы, 70x — Расходы.
• Можно добавлять субсчета (напр.: 10001 — Центральная касса).
• На каждой операции автоматическая двойная запись (Дебет/Кредит).

17. Бухгалтерия — Журнал и баланс

• Все операции автоматически попадают в журнал.
• Можно добавлять и ручные проводки.
• Закрытие периодов (месяц/квартал/год).
• Баланс, ОПУ, ДДС — в один клик.

18. Отчёты

Система поддерживает более 40 готовых отчётов:

• Финансы: Баланс, ОПУ, ДДС, Долги.
• CRM: Анализ pipeline, эффективность менеджеров, конверсия.
• Склад: ABC-анализ, залежавшийся товар, оборачиваемость.
• HR: Зарплата, отпуска, посещаемость.
• Налоги: Декларация НДС, подоходный, отчёты ДСМФ.

Любой отчёт можно скачать в PDF, Excel, CSV.

19. Пользователи и роли

• Админ — все права.
• Финансист — только финансовый модуль.
• HR-менеджер — только HR.
• Менеджер по продажам — только свои сделки в CRM.
• Своя роль — комбинацию прав задаёте сами.

20. Настройки

• Реквизиты компании — отображаются в накладных.
• Налог и валюта — ставка НДС, символ валюты, резервные валюты.
• Шаблон счёта — A4, дизайн настраивается.
• Интеграция e-Накладной — система Минфина.
• API-токен — для интеграций.

21. Часто задаваемые вопросы

Сохранил документ с ошибкой, как исправить?

Документ в статусе «черновик» можно свободно редактировать. Для подтверждённого — есть кнопка Откатить.

Работает ли при отсутствии интернета?

Это облачная система — интернет нужен. Но основные операции буферизуются и синхронизируются при восстановлении связи.

Как перенести данные из 1С?

Предлагаем бесплатный сервис миграции. Из 1С, SAP, Excel, любой системы — напишите нам, перенесём базу.

Что если система не подходит моему бизнесу?

Очень важный вопрос. Finex ERP — не готовый шаблон, а живая система, адаптируемая под вас. Любые изменения (новый модуль, поле, отчёт, дизайн) обычно за 24–72 часа.

22. Связаться с нами

• WhatsApp: +994 50 224 73 00 (самый быстрый канал)
• Телефон: +994 50 224 73 00
• Часы работы: Пн – Сб, 09:00 – 19:00 (для срочных вопросов 24/7)